Modèle de suivi par e-mail

L'objectif principal d'un e-mail de suivi est de relancer une conversation ou une demande précédente, en fournissant un rappel aimable et professionnel.

C'est un outil crucial dans le monde des affaires, où une communication claire et opportune peut être la clé du succès.

Que ce soit après un e-mail de vente ou une réunion, un e-mail de suivi efficace aide à maintenir le lien et montre votre intérêt et votre professionnalisme.

C'est pourquoi nous vous proposons ce modèle d'e-mail de suivi afin que vous puissiez le faire en utilisant une méthode testée et éprouvée par nous-mêmes.

Je veux vous donner une série de conseils à garder à l'esprit lorsque vous rédigez tout e-mail de suivi.

Sois spécifique

Personnaliser votre e-mail de suivi est essentiel.

Si vous faites un suivi après une entrevue, une introduction ou une réunion, incluez quelque chose de spécifique que la personne a mentionné.

Cela montre que vous écoutiez attentivement et aide également à rafraîchir sa mémoire.

Par exemple, si lors d'une réunion un projet spécifique a été discuté et vous intéresse, le mentionner peut établir un terrain d'entente et renforcer votre intérêt.

Sois authentique

Bien que les e-mails de suivi puissent être prévisibles, il est important de conserver un ton authentique.

Utiliser un ton conversationnel est essentiel pour faciliter la lecture et l'écriture du message et fait que le destinataire se sente moins obligé de répondre de manière formelle. On détend l'atmosphère pour une meilleure conversation.

Inclure le message original

Si vous faites un suivi d'un e-mail précédent, répondez au message original plutôt que d'en écrire un nouveau.

Cela fournit tout le contexte nécessaire sans obliger le destinataire à rechercher l'e-mail précédent.

S'il y avait une pièce jointe, n'oubliez pas de la réattacher.

Cela semble évident mais les taux indiquent que la réponse s'améliore considérablement lorsque vous répondez à l'e-mail original au lieu d'en créer un nouveau.

Bien qu'il soit important de se souvenir du contexte, votre e-mail doit se concentrer sur une demande claire et concise.

Par exemple, si votre e-mail original comportait plusieurs demandes, essayez de les condenser en une seule plus simple. Cela augmente les chances d'obtenir une réponse.

Un exemple pourrait être :

“Je fais simplement un suivi de la demande dans mon e-mail précédent.

Pensez-vous pouvoir fournir ces données pour la période du 1er avril au 31 mai ?

Merci d'avance”

Que ce soit pour les affaires ou les communications personnelles, suivre ces étapes lors de la rédaction d'e-mails de suivi peut considérablement améliorer vos taux de réponse et l'efficacité de la communication.